3 règles d’or pour une gestion optimale des notes de frais
Hébergement, transport, repas, location de salle, etc., voilà quelques-unes des actions qui font rapidement grimper la facture des notes de frais d’une entreprise qui aspire à performance. Il importe donc d’optimiser la gestion des notes de frais afin de réaliser des économies pour l’entreprise. Pour y parvenir, retrouvez dans cet article les 3 règles d’or.
Dématérialisation de la procédure et emploi d’un logiciel dédié
Pour le remboursement des notes de frais, il faut produire des pièces justificatives. Lorsque le nombre d’employés est important, vous pouvez vous retrouver rapidement avec une tonne de paperasse à analyser. En optant pour la dématérialisation de la procédure de règlement des notes de frais, la tâche devient plus aisée et rapide. De plus, l’utilisation d’un logiciel dédié comme N2F vous met à l’abri des erreurs de calculs éventuels.
Traitement régulier des notes de frais
Pour une gestion optimale des notes de frais, les managers doivent mettre en place une procédure qui oblige les employés à fournir le plus rapidement possible les pièces justificatives. Ceci permet au service des finances de l’entreprise de liquider au fur et à mesure les notes de frais. La plateforme https://www.n2f.com/ propose un outil technologique qui permet à l’entreprise une gestion de notes de frais qui va de l’application mobile à la comptabilité. Il s’agit d’une application et d’un logiciel simples, intuitifs qui permettent aux différents acteurs de la chaîne de règlement des notes de frais de gagner un temps considérable. Cela vous évite le stress des fins de mois où la masse de travail est plus importante, car les factures, les provisions, l’établissement des rapports périodiques, etc. se concentrent en cette période.
Définition d’un plafond d’approbation et la limitation de l’utilisation du véhicule personnel
Malgré la complexité de la procédure de règlement des notes de frais, certains employés ne manquent pas d’ingéniosité pour opérer des abus. Ainsi, la définition d’un plafond pour les dépenses et la limitation à un certain kilométrage des véhicules personnels restent un moyen efficace pour une meilleure gestion des notes de frais.
